En tant qu'administrateur Google Workspace, vous pouvez assurer la sécurité des données de votre organisation lorsqu'un collaborateur la quitte, en suivant les bonnes pratiques ci-dessous :
1- Réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur:
Réinitialisez le mot de passe de l'utilisateur après son départ. Vous réduisez ainsi considérablement le risque d'accès non autorisé:
- Connectez-vous à la console d'administration Google.
- Cliquez sur Utilisateurs.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur concerné pour accéder à la page du compte.
- Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
- Saisissez le nouveau mot de passe et confirmez-le. Vous pouvez également générer automatiquement le mot de passe en cliquant sur Générer automatiquement le mot de passe.
- Cliquez sur Réinitialiser pour enregistrer les modifications.
2- Bloquer l'accès à Google Workspace:
Vous pouvez renforcer la sécurité des comptes Google Workspace en réinitialisant les cookies de connexion de l'utilisateur qui quitte l'entreprise. Vous réduisez ainsi considérablement le risque d'accès non autorisé à Google Workspace:
- Connectez-vous à la console d'administration Google.
- Dans le tableau de bord, cliquez sur Utilisateurs.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur concerné pour ouvrir la page de son compte.
- Cliquez sur Sécurité pour accéder aux paramètres.
- Faites défiler la page jusqu'à Cookies de connexion, puis cliquez sur Réinitialiser.
3- Configurer le routage des e-mails de l'utilisateur vers un autre compte:
Vous pouvez transférer les e-mails reçus du collaborateur vers un autre compte en configurant le paramètre "Routage par défaut":
- Connectez-vous à la console d'administration Google.
- Dans le tableau de bord, accédez à Applications > Google Workspace > Gmail.
- Cliquez sur Routage par défaut.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un paramètre.
- Accédez à la section Indiquer les destinataires de l'enveloppe à faire correspondre, puis sélectionnez Destinataire unique dans la liste déroulante.
- Dans le champ Destinataire, saisissez l'adresse e-mail complète du collaborateur.
- Passez à la section Si le destinataire de l'enveloppe correspond au texte ci-dessus, effectuer l'opération suivante, puis cliquez sur Modifier le message dans la liste déroulante.
- Cochez la case Ajouter d'autres destinataires.
- Cliquez sur Ajouter.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez De base.
- Dans le champ Adresse du destinataire, saisissez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur destinataire.
- Dans la section Options, cliquez sur Effectuer cette action sur les adresses reconnues et non reconnues.
- Cliquez sur Enregistrer.
4- Transférer les emails de l'utilisateur vers un autre compte:
Pour ne pas perdre les emails du collaborateur, vous pouvez les transférer vers un autre compte Google Workspace de votre organisation, vous pouvez utiliser le service de migration de données pour transférer des e-mails entre deux comptes Google Workspace :
-
Dans la console d'administration Google
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Cliquez sur Migrations.
- Cliquez sur Configurer la migration des données.
- Sous Source de la migration, sélectionnez Google Workspace.
- Cliquez sur Démarrer.
- Sous Date de début de la migration, acceptez l'option qui s'affiche ou choisissez une date de début de la migration.
- Sous Options de migration, acceptez les options qui s'affichent ou choisissez d'exclure certaines données.
- Cliquez sur Sélectionner des utilisateurs.
5- Supprimer le compte de l'utilisateur:
Lorsqu'un utilisateur quitte votre organisation, il est possible que vous souhaitiez supprimer son compte Google Workspace, vous pouvez ainsi transférer les données Drive, Google+ lors de la suppression du compte:
- Connectez-vous à la console d'administration Google.
- Accédez à Utilisateurs.
- Pour supprimer un compte utilisateur, à côté de son nom, cliquez sur Plus
Supprimer.
Vous pouvez également cliquer sur Plus
- Pour transférer la propriété du contenu (Drive et Docs), cochez les cases correspondantes.
- Confirmez votre volonté de supprimer le compte utilisateur.
NOTE: Vous avez 20 jours après la suppression d'un compte pour le restaurer. Passé ce délai, cette opération n'est plus possible.